12月で所得税の還付・徴収を行う企業様では、年末調整も一段落した頃でしょうか。1月で還付・徴収を行う企業様も、申告書の回収・チェックが進んでいらっしゃることと思います。

年末調整が終了した後に待っている業務といえば? そう、「従業員への源泉徴収票の配布」「給与支払報告書の発送」です。

 

従業員に配布する封筒の宛名ラベルを作ろう

給与システムから、給与明細のように袋とじされている源泉徴収票を印刷することができれば特に必要はありませんが、税務署で配布されている源泉徴収票に印刷をし、従業員の名前を書いた封筒に1枚1枚封入し、その後配布…となると、宛名ラベルの印刷が重要になってきます。システムから印刷できることは多いですが、所属等の欲しい情報を網羅していないため、自分でこだわって作りたい…そんな方はいませんか?

また、給与支払報告書を給与システムから印刷した後、市区町村から来ている封筒に封入するのは、封筒の規格が異なるため面倒…茶封筒で対応したい!という方も、業務にかかる時間を短縮したいと思いませんか?

今回は、そんな年末調整後の業務に活かせるITリテラシーについてまとめてみました。年調業務以外のところでも必ず役立つこと請け合いです。

 

準備するもの

従業員番号・所属・名前の一覧のexcelと、宛名ラベルの枠組みを組んだwordを作成します。

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(ラベルはお手持ちのラベルに合わせて作成ください。)

図1

手順

①[差し込み文書]タブから差し込み印刷を開始

差し込み印刷ウィザードを表示させ、手順1/6、2/6まで進めます。

図2

②ラベル作成に使用するデータの選択

宛先の選択画面で使用するデータを選択します。ecxelデータに複数のシートがある場合は、使用するシートを選択します。

図4

③差し込みフィールドの挿入

ラベルに印字する「社員番号」「支店名」「氏名」の差し込みフィールドを挿入します。このとき、氏名のコードの後ろに「様」と入力すると、大元のデータに「様」の字が含まれていなくとも印字することができます。

このとき、ルールとして「Next Record(次のレコード)」というタグを挿入し、各セルにコピー・ペーストすることで、一覧に記載されている内容が次々にラベルに反映されていくように設定できます。

差し込み印刷ウィザードは手順3/6まで進めます。図5

④形式を整える

それぞれのフィールドの配置を整え、各セルにコードをコピー・ペーストしていきます。

差し込み印刷ウィザードの手順を4/6・5/6まで進め、プレビューを行った際、全てのセルに「社員番号」「支店名」「氏名」が表示されれば成功です。

図6

⑤印刷する

宛名ラベル専用の用紙に印刷し、封筒に貼付して完成です。源泉徴収票の配布の際には社員一覧を使用しますが、これを各市区町村の役所の住所の一覧を使用することで、給与支払報告書の発送封筒の作成も行うことができます。

 

 

まとめ

業務で使用するwordとexcel、それぞれについては使いこなせていたとしても、2つを使いこなすのは至難の業。使いこなすためには何回もやってみること、慣れることが必要です。私も一度では理解することができず、何回かトライした結果うまくできるようになりました。今回、年末調整後に活かせるITリテラシーとしてご紹介をしましたが、このような小技を知っていると、業務の中のふとした作業にかかる時間も大幅に短縮することができます。

年が明ければあっという間に時が過ぎ、住民税の年度更新、算定基礎届、労働保険料の年度更新等の業務が待ち受けていますが、その時期の業務を手早く乗り越えるためにも、年次業務の落ち着くこれからの時期にITリテラシーを磨いてみてはいかがでしょうか。

 

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