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2017年の入社式が4月1日という企業様も多いかと思いますが、その新入社員の入社までいよいよ1ヶ月を切りました。内定者フォローもあと少しの期間となりますが、まだまだ気の抜けない状況が続いていることと思います。

私も社内の内定者向け研修を担当しているのですが、「入社前の今のうちに身につけておくべきスキルは何かありますか?」と聞かれることがあります。皆さんにも、こういった質問を受けた経験はあるのではないでしょうか?

今回は入社目前ということで、自分の経験も鑑みて、意識しておきたい(できれば身につけておきたい!)3つの役立つスキルをご紹介します。

 

役立つスキルその1:正しい敬語・言葉遣い

正しい言葉遣いはすぐに身につくものではありません。学生時代に授業を受けたそのときは覚えていたとしても、実際の生活の中で咄嗟に使うことができるかというと、必ずしもそうではないからです。特に、新入社員はビジネスシーンの電話に出ることがこれまでより多くなるため、正しい敬語・言葉遣いができていないと、社外の人に「あれっ?」と思われてしまうかもしれません。

また、最近の新入社員は「させていただく症候群(リンク先:NHK HP「視点・論点」)」に陥っている傾向が見られます。丁寧に言おうとして過剰に敬語を使用し、かえっておかしな言葉遣いになってしまうというものです。

 

新入社員に必要な「正しい敬語・言葉遣い」とは

電話に出ることが多くなる新入社員には、咄嗟に正しい敬語・表現を発することが出来るようになってもらう必要があります。そこで、今回は電話応対時に頻発する言葉遣いを一部ですがまとめてみました。

基本 敬語
ちょっと待ってください → 少々お待ちください
いません → 席をはずしております、外出しております
どうしますか → いかがなさいますか
すみません → 申し訳ございません
すみませんが → 恐れ入りますが
いいですか → よろしいでしょうか
できません、やれません → いたしかねます
知りません → 存じ上げません
わかりました → かしこまりました、承知いたしました
どなたですか → どちら様でしょうか
何の用ですか → どのようなご用件でしょうか
できません → 致しかねます
わかりません、知りません → わかりかねます
繰り返します → 復唱いたします、繰り返し申し上げます
○○さんが電話します → ○○よりお電話をさせていただきます
私が聞きます → 私(わたくし)が伺います
電話の声が小さいです → 少々お電話が遠いようですが

 

ほんの少しの言葉遣いで、印象はガラリと変わります。少しでも早く、これらの言葉遣いを身につけてもらいましょう。

電話に出るシチュエーションを想定した研修を受けた後、実際にその現場に遭遇することがあるかもしれません。しかし、その際に研修で学んだことを実際のトークに反映できる人はごく稀です。そんなときは、周りの上司や先輩が電話に出た際の言葉遣いや応対方法を注意して聞いておき、その表現や言葉遣いを真似することも有効です(そのためにはもちろん、周りの社員が正しい敬語を使っていなければなりません。)。

業務に集中することも必要ですが、自分の周りの人がどんな人とやり取りをしているのか関心を持つことで、場合によって敬語を使い分ける一助となります。

 

役立つスキルその2:ITリテラシー

学生時代にPCを使用する機会として、wordでのレポート作成、powerpointでのプレゼンテーション・発表等が考えられるかと思いますが、実際のビジネス・業務の中で使いこなせる程のITリテラシーを持った新卒社員はなかなかいないのが現状です。内定者のうちに研修でPCやMicrosoft Office、データベースの仕組みを身につけることができれば、世間一般の新卒社員よりもずっと早く仕事がこなせるようになります。これは社員本人の自信にもつながります。

社内で使用している帳票やシステムをすぐに理解できたり、エラーが発生しても狼狽えることなく対応できたりする新入社員、魅力的ではありませんか?

 

新入社員に必要なITリテラシーとは

Microsoft Officeを使いこなすといっても、これまでは情報の講義や授業で触ったことがある程度という学生の皆さんには、まずビジネスではどのように使用しているかを知ってもらう必要があります。噛み砕いたものを研修等の機会を設けて触れてもらうとなお良いです。

一般的に、下記のようなスキルが身につけば、業務でのPC操作に支障が出ることはほぼないでしょう。

◇Excel 基礎的な関数の習得、使いやすい帳票の作成
ピボットテーブルを有効活用したデータ分析
◇word データベースの概念をつかむ
◇Access 学生レポートとは違うビジネス文書
見やすいレイアウトの文書作成
ExcelとWordで素早く文書を発行(差し込み印刷)
◇powerpoint かっこいい・わかりやすいプレゼンテーション
図表の作成・加工・画面の切り換え効果

 

全ての機能を覚え、使いこなせる必要はありません。あくまで「PC、Microsoft Officeをどんな作業に使うことができるか」を見極める道筋がわかればよいのです。そのカンを持つことができれば、今後他の業務・作業を担当した際も、臆することなく取り組むことができます。

 

役立つスキルその3:計画性

これは全ての社会人の課題といっても過言ではないかと思います。何年経っても計画的に仕事を進めることができずに苦労している人もいます。計画を可視化し、自分が現在どの位置にいるのかを把握するだけで、業務に対するモチベーションをアップすることや、今後の業務の見通しを立てることにつながりますし、ゴールから逆算することで、どのくらいの時間や作業が必要かもわかってきます。

また、計画性とはなにも業務をこなすことのみの話ではありません。自分のキャリア形成や、今後やりたい仕事をするために能力をアップさせるという面にもつながるものです。目標をわかりやすいものにし、日々達成していくことで計画性を身につけることが

 

新入社員に必要な計画性とは

新入社員は入社して初めて仕事を始めますので、これまでの感覚と全くといっていいほど勝手が違います。これまで、受験勉強や夏季休業の宿題等、計画的に勧めることができなかった人は特に、仕事をいかに効率よく、計画的に進めるかについて考えていかなければなりません。

自分の作業スピードを把握し、何に躓きやすいのかをすぐに見極められるようになるには、想定以上の時間がかかります。目の前の業務をこなすだけで精一杯の状態では、自分の置かれている状況を把握することができません。

しかし、自分の担当した業務にどれくらいに時間がかかるのかということくらいを覚えるもしくは記録しておき、上司に相談することはできますよね。いかに自分を俯瞰的に見ることができるようになるかが、新入社員には必要です。

 

まとめ

実際、新入社員にとって、社外からの電話に出るのはとても緊張することです。どのように取り次げばよいのかがわからないとなおさら怖くなります。慣れてきてしまうと「どうして早く取らないんだろう」と思いがちですが、手がかりを与えるだけで見違えるように変わります。

また、私は内定者時代の研修によってITリテラシーをある程度身につけていたことから、入社してOJTを受ける際、PC操作についての疑問が業務内容に対する疑問を邪魔することがなかったため、業務に集中することができたという経験があります。本人が仕事を覚える際、仕事以外のものが邪魔しないことが、その人が伸びる一番の要因ではないでしょうか。

本人のやりたい仕事が、本人に一番合っているかはまだ誰にもわかりません。目標を持ってもらった上で計画的に仕事を進め、新しいことにどんどんチャレンジしていっていただきたいと思います。

4月からのOJTにぜひご活用ください。

 

 

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